Una delle operazioni più complesse affidate al reparto HR è la gestione della documentazione prodotta nel corso dell’attività aziendale.
La mole di dati, informazioni e documenti accumulati può rappresentare un problema sotto diversi punti di vista: per fare un esempio, la corretta conservazione ai sensi delle rigide norme sulla privacy, che con l’introduzione del GDPR, è diventata particolarmente delicata e necessita di una preparazione specifica.
Ecco perché si fa sempre più urgente la necessità di utilizzare un software per la gestione documentale, che permetta di automatizzare le operazioni ripetitive e liberare recruiter e manager da attività dispendiose e a basso valore, così da concedere loro più tempo da dedicare all’effettiva valorizzazione delle risorse umane.
Le nuove tecnologie vengono in soccorso del settore HR consentendo di snellire, semplificare e ottimizzare la gestione dei documenti.
Cosa si intende per gestione documentale?
Il reparto HR ha a che fare quotidianamente con le persone: screening delle candidature, gestione dei contratti, delle buste paga, valutazione delle performance, gestione dei payroll, GDPR sono tutte attività che implicano la produzione costante di una notevole quantità di documenti.
Gestire i documenti è tutt’altro che facile, anche perché richiede competenze trasversali: ordine mentale, conoscenze tecniche e legislative, capacità di analisi dei dati e degli insight. Soprattutto, servono preparazione, sensibilità ed empatia, perché i documenti HR, ricordiamolo, trattano delle persone.
Ecco che la gestione documentale diventa un processo strategico chiave nell’attività del reparto HR: conservare correttamente candidature e analizzare i dati per poter attingere ai cv quando serve è fondamentale per scegliere i candidati giusti e curare talent management ed employee engagement, tutti fattori a vantaggio dell’intera attività aziendale.
A questo fine, è indispensabile dotarsi di software HRMS per la gestione documentale e le altre funzioni interne, in grado di mettere a disposizione di manager e dirigenti le preziose informazioni relative all’asset più importante di un’azienda: le persone.
Gestione documentale HR: quali pratiche possono essere automatizzate
Detto dell’importanza di gestire in modo strategico – e corretto – la documentazione HR, vediamo quali sono le pratiche che possono essere automatizzate utilizzando un software HRMS.
In primis, l’acquisizione e la conservazione dei cv in unico database significa poter attingere alle candidature quando serve e avviare uno screening automatico secondo parametri precisi. Ciò consente di trovare velocemente la figura professionale necessaria e pianificare l’intero processo di talent acquisition.
Un software, d’altro canto, permette di eliminare in modo automatico le candidature che non sono più funzionali all’azienda e aiuta a conservare e proteggere secondo le norme di legge i dati sensibili, un aspetto oggi non più trascurabile.
Organizzare interviste di lavoro, pianificare percorsi di apprendimento e crescita, valutare le performance attraverso algoritmi “intelligenti” sono altre operazioni facilmente automatizzabili, che mettono in mano di recruiter e HR manager dati preziosi con cui costruire una strategia di people management efficace.
Infine, le attività contabili, legate a buste paga, benefit, aumenti, premi aziendali sono agevolate dall’uso di un software HRMS ben programmato.
Non dimentichiamo poi che un software per la gestione dei documento facilita la consultazione delle informazioni da parte di tutte le figure interessate, dai recruiter ai dipendenti: la trasparenza è un valore che, nel contesto attuale, può fare la differenza.
Automatizzare la gestione documentale: i vantaggi
Automatizzare la gestione documentale HR attraverso software che sfruttino AI, Data Intelligence e Analytics permette di ottenere una serie di vantaggi concreti:
- In primo luogo, consente di sincronizzare in un unico software tutto il complesso delle attività HR, il che si traduce nell’ottimizzazione dei processi e in una maggiore produttività.
- Consente di attingere rapidamente ai dati e alle informazioni che servono in un dato momento, senza sprechi di tempo.
- Permette di migliorare l’employee engagement e la talent retention, offrendo a dipendenti e collaboratori una work experience più soddisfacente e ottimizzando l’intero ciclo di vita del dipendente.
- Anche la gestione degli stipendi, dei benefit e delle promozioni diventa più rapida e meritocratica, basandosi su dati e insight che permettono una valutazione oggettiva delle performance.
- Un software per la gestione documentale rende possibile la creazione di report in modo rapido e soprattutto efficace: non solo sarà più semplice gestire giorni di ferie, assenze e malattia, ma anche pianificare le carriere tramite promozioni e premi.
- Permette di conservare dati e documenti personali correttamente, secondo le norme sulla privacy, onde evitare pesanti sanzioni.
- Ultimo, ma non ultimo, un software HRMS consente di risparmiare tempo e poter dedicare tempo alla strategia HR per l’acquisizione dei migliori talenti sul mercato.
In conclusione, dunque, è arrivata l’ora di dotarsi di software e nuove tecnologie per la gestione documentale e portare l’HR di aziende piccole e grandi nel nuovo millennio, ottimizzando l’attività del reparto a beneficio della totalità dei processi aziendali.
