Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha rivoluzionato il settore delle risorse umane. Due sistemi diventati essenziali per le aziende moderne sono gli ATS (Applicant Tracking System) e gli HCM (Human Capital Management). Ma cosa sono esattamente, e come possono migliorare l’efficienza dei team HR? In questo articolo, esploreremo l’importanza di questi strumenti e come la loro integrazione possa ottimizzare il processo di gestione del personale.
Le sfide della gestione HR senza sistemi integrati
Senza strumenti digitali come ATS e HCM, le aziende affrontano inefficienze operative. Ci sono difficoltà di comunicazione tra team e reparti. Inoltre, c’è un eccesso di lavoro manuale.
Questo è particolarmente vero nella gestione dei candidati e delle pratiche dei dipendenti. Qui è dove entrano in gioco l’ATS e l’HCM.
Cos’è un ATS e come funziona?
Un ATS (Applicant Tracking System) è un software che aiuta a semplificare la selezione del personale. Gestisce tutte le fasi del reclutamento, dalla ricezione delle candidature fino all’assunzione. Il suo compito principale è seguire ogni fase del processo di candidatura. Questo aiuta i recruiter a risparmiare tempo e a evitare errori.
Un ATS gestisce automaticamente le candidature, organizza i profili dei candidati e facilita la comunicazione tra il team di selezione. In questo modo, le aziende possono identificare più rapidamente i candidati giusti, migliorando al contempo la loro esperienza.
Cos’è un HCM e come supporta le risorse umane?
Un HCM (Human Capital Management) è un sistema che va oltre la semplice gestione del personale. Un HCM copre tutti gli aspetti delle risorse umane, dalla gestione dei dipendenti fino alla pianificazione strategica delle risorse. Questo include funzioni come la gestione delle presenze, il monitoraggio delle prestazioni, lo sviluppo delle competenze e la pianificazione delle successioni.
A differenza dell’ATS, che si concentra prevalentemente sulla selezione, un HCM interviene nella gestione del ciclo di vita completo del dipendente. Player importanti come SAP SuccessFactors, Workday e Oracle HCM sono solo alcuni esempi di soluzioni HCM ampiamente utilizzate. Per maggiori dettagli, puoi leggere il nostro articolo sui software gestionali per le risorse umane.
L’importanza dell’integrazione ATS-HCM
Anche se l’ATS e l’HCM possono funzionare separatamente, l’integrazione dei due sistemi porta a una maggiore efficienza. L’ATS non sostituisce l’HCM, ma lo potenzia. Facilita il passaggio di informazioni tra il processo di selezione e la gestione del dipendente. L’integrazione permette una comunicazione fluida tra i due strumenti, garantendo che le informazioni relative ai candidati vengano trasferite automaticamente al sistema HCM una volta assunti, riducendo la necessità di duplicare i dati o inserirli manualmente e migliorando la precisione.
Il processo di integrazione ATS-HCM: come funziona?
1. Connessione iniziale: creare un ponte tra i due sistemi
Immagina che l’ATS e l’HCM siano due team che lavorano nello stesso ufficio, ma su piani diversi. Il primo passo del processo di integrazione è creare un “ponte” tra questi due piani, così che possano comunicare facilmente tra loro. In pratica, questo significa collegare i due sistemi in modo che possano scambiarsi informazioni. Questo ponte può essere creato attraverso API o con l’aiuto di system integrator, che facilitano la configurazione e personalizzazione dell’integrazione.
2. Sincronizzazione dei dati: parlare la stessa lingua
Una volta stabilito il collegamento, è fondamentale assicurarsi che entrambi i sistemi “parlino la stessa lingua”. Ciò significa che, ad esempio, quando un candidato viene selezionato tramite l’ATS, tutte le informazioni pertinenti vengono trasferite automaticamente all’HCM, garantendo che i dati siano aggiornati e completi su entrambe le piattaforme.
3. Automazione del flusso di lavoro: collaborazione senza sforzo
Ora che i due sistemi sono collegati e parlano la stessa lingua, l’ultimo passo è rendere automatiche alcune attività. Ad esempio, quando il recruiter seleziona un candidato nell’ATS, l’HCM può automaticamente creare un profilo per il nuovo dipendente, programmare la formazione iniziale, e gestire le procedure di onboarding. Questo è come avere un assistente virtuale che si occupa di tutte le operazioni di routine, liberando tempo per i compiti più strategici.
Un esempio pratico potrebbe essere paragonato a una staffetta: l’ATS passa il testimone all’HCM, che continua a correre occupandosi di tutto ciò che segue, dalla firma del contratto alla gestione della carriera del nuovo dipendente.
Conclusione
L’integrazione tra ATS e HCM non solo migliora l’efficienza operativa, ma permette anche di ottimizzare l’intera gestione delle risorse umane. Automatizzando i processi, facilitando la condivisione dei dati e migliorando la collaborazione tra team, le aziende possono concentrarsi sulle strategie che davvero fanno la differenza.
