Come può fare la differenza un recruitment software? Oggi, il lavoro di recruiter è particolarmente complesso. Tra talent management, fase di onboarding e candidate experience, i recruiter si trovano di fronte a processi lunghi e delicati, che possono determinare, in positivo o negativo, l’acquisizione di collaboratori in azienda.
Cos’è un recrutiment software
Un recruitment software è un software progettato per garantire una gestione efficace, ottimizzata e completa del recruiting in azienda.
Le diverse fasi di recruiting, dalla ricerca dei talenti ai colloqui fino all’onboarding e al talent management, possono essere dunque ottimizzate dall’utilizzo di un recruiting software: non solo è possibile strutturare l’intero processo di talent acquisition, ma anche automatizzare le operazioni non-core e a basso valore per potersi dedicare ad attività ad alto valore.
Un recruitment software, tuttavia, fa davvero la differenza se viene integrato con altri strumenti: questo perché è l’intero reparto HR a essere coinvolto nella ricerca, individuazione e acquisizione dei migliori talenti a disposizione, intendendo con migliori quelli con le competenze per ricoprire un ruolo in azienda.
Integrare il recruitment software con altri software e tecnologie: perché è importante
Un ATS per la selezione e acquisizione dei talenti è indispensabile, ma non sufficiente a coprire la mole lavoro di un reparto HR. Sono necessari altri software che possano semplificare tutte le diverse fasi di lavoro.
Software HRMS per la gestione documentale
La gestione documentale di un reparto HR può rappresentare un problema, ma anche un’opportunità. I dati sono infatti una risorsa preziosa, ma allo stesso tempo molto delicata: sappiamo bene che la gestione dei dati riguarda strettamente la privacy delle persone e non può essere trattata a cuor leggero.
Ecco perché un software HRMS (Human Research Management System) è indispensabile per la gestione documentale. In primo luogo, “libera” recruiter e manager dalle operazioni non-core perché automatizza diverse attività, tra cui lo screening delle candidature (con l’eliminazione di quelle che non servono), e consente la consultazione rapida dei documenti, l’organizzazione dei colloqui e la gestione delle attività contabili (paghe e contributi, payroll, etc.).
Un software HRMS è in grado di sincronizzare in un unico software tutta una serie di funzioni core, e i vantaggi si concretizzano nell’ottimizzazione dei processi di lavoro, nel miglioramento delle employee engagement e nella creazione rapida e precisa di report dettagliati.
GDPR: strumenti per la protezione dei dati
Il GDPR, entrato in vigore nel 2018, ha imposto alle aziende di qualsiasi dimensione la corretta conservazione e gestione dei dati degli utenti, sin dalla progettazione del servizio.
Non solo è prevista un’accurata conservazione dei dati (esclusivamente per le finalità per cui sono stati acquisiti e per un tempo prestabilito), ma è necessario avere il consenso esplicito per la conservazione dei dati personali. Inoltre, va garantito il diritto all’accesso ai dati personali.
Un software ATS può essere il supporto nella gestione della mole di dati secondo i dettami del GDPR: per esempio, in un forma di candidatura può essere integrato il rimando alla normativa e la possibilità di dare il consenso, attraverso l’apposizione di flag, al trattamento dei dati.
Talent management e verifica delle performance con un recrutiment software
Se un recruitment software può essere di grande aiuto nell’acquisizione dei talenti, un software HR all-in-one consente di coltivare tutta la parte che viene dopo la fase di onboarding.
La valutazione delle performance è fondamentale per valorizzare le qualità di ogni singolo dipendente o collaboratore, mettendolo a proprio agio e allo stesso tempo dandogli la possibilità concreta di crescere in quello che sa fare meglio.
Condivisione dei dati in tutto il reparto (e con il resto dell’azienda)
La comunicazione interna e la collaborazione proficua tra i vari reparti aziendali non è una novità degli ultimi anni: la novità è rappresentata dal modo in cui la condivisione di dati, strategie e procedure avviene.
La digital transformation ha permesso di ottimizzare la comunicazione all’interno del reparto HR e con gli altri uffici aziendali. Un team affiatato passa anche attraverso una comunicazione efficace: il software giusto può contribuire a migliorarla.
Integrazione con altri software
La possibilità di integrazione con altri software è un plus sia per il recruitment software che per tutti gli altri software HR.
Avere in un unico ecosistema tutti gli strumenti necessari per il complesso delle attività legate alle risorse umane semplifica il lavoro: poterlo integrare con software come Office facilità la condivisione dei processi anche con chi non dispone dello stesso software utilizzato in azienda.
Conclusioni: gli strumenti come i recruitment software sono necessari, ma da soli non bastano
Abbiamo visto che un recruitment software può fare la differenza se viene integrato con altri strumenti.
Ancora di più contano l’approccio, la strategia, la mentalità del reparto HR, che deve superare certi stilemi del passato per abbracciare un nuovo paradigma che metta al centro la soddisfazione e la cura del rapporto con i dipendenti.
Saper trattenere i talenti migliori porta l’azienda a crescere, e i talenti migliori restano in un’azienda se si sentono parte attiva della cultura aziendale, se si sentono utili, apprezzati e valorizzati nelle proprie capacità.
