Oggi, come non mai, Ie risorse umane svolgono un ruolo sempre più strategico per lo sviluppo aziendale. In quest’ottica, diventa di fondamentale importanza la gestione della compliance nel recruiting. Seguendo le normative e attuando alcune best practice è possibile tutelare i candidati e ridurre i rischi legali che potrebbero coinvolgere le aziende.
Cosa si intende per compliance aziendale e come si riflette nel mondo dell’HR?
Con il termine compliance aziendale si fa riferimento alla conformità rispetto a una normativa, un regolamento o uno standard.
Le aziende, dunque, devono implementare processi per prevenire violazioni e sanzioni che potrebbero mettere a rischio la loro società.
In questo contesto, le risorse umane di una azienda hanno il compito di supervisionare e verificare la correttezza procedurale di una serie di azioni.
L’hr deve garantire che le pratiche di assunzione, gestione dei dipendenti, formazione, e protezione dei dati personali siano in linea con le normative vigenti. Ciò include l’implementazione di politiche di equità e parità di trattamento, la gestione sicura e trasparente dei dati dei candidati e dei dipendenti, e la formazione del personale sulle normative di compliance.
La compliance HR rispetto al GDPR
Un aspetto cruciale della compliance aziendale nel contesto delle risorse umane riguarda la protezione dei dati personali. Il 25 maggio 2018 entra in vigore Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 679/2016 (GDPR), normativa dell’Unione Europea progettata per proteggere la privacy e i dati personali dei cittadini dell’UE. Questo regolamento impone alle organizzazioni di gestire i dati personali nel rispetto di alcuni principi, tra cui sicurezza, trasparenza e conformità, stabilendo anche standard rigorosi per la raccolta, il trattamento e la conservazione dei dati personali.
Perché è importante essere GDPR Compliant?
1. Protezione dei dati personali dei candidati
Il dipartimento di risorse umane deve assicurarsi che i dati personali dei candidati e dei dipendenti siano trattati con la massima attenzione e sicurezza. In particolare, nel contesto del recruiting le aziende raccolgono una grande quantità di dati personali dei candidati, come CV, lettere di presentazione, informazioni di contatto e dettagli sulle esperienze lavorative. Essere compliant assicura che questi dati siano protetti da accessi non autorizzati e da usi impropri, permettendo all’interessato di avere un certo controllo delle proprie informazioni.
2. Evitare Sanzioni e Multe
Il mancato rispetto del GDPR può comportare sanzioni significative:
- Fino a 10 milioni di euro o, nel caso di un’impresa, fino al 2% del fatturato annuo mondiale totale dell’esercizio precedente.
- Fino a 20 milioni di euro o, nel caso di un’impresa, fino al 4% del fatturato annuo mondiale totale dell’esercizio precedente.
Fonte: https://www.garanteprivacy.it/
3. Migliorare l’efficienza operativa
Implementare misure di compliance GDPR può portare a una migliore gestione dei dati e a processi più efficienti. Le aziende devono essere trasparenti su come raccolgono, utilizzano e conservano i dati, il che può portare a una maggiore organizzazione e gestione delle informazioni. Per rendere i processi più efficienti è sempre necessario attuare la metodologia del ciclo di Deming, ovvero pianificare, eseguire, verificare e agire (PDCA).
4. Evitare danni reputazionali
Le violazioni dei dati personali possono causare gravi danni alla reputazione di un’azienda. Essere GDPR compliant dimostra che l’azienda prende sul serio la privacy e la sicurezza dei dati, contribuendo a mantenere una buona reputazione tra i clienti, i dipendenti e il pubblico in generale.
5. Migliorare l’esperienza dei candidati
La compliance con il GDPR può migliorare l’esperienza complessiva dei candidati. I processi trasparenti e sicuri per la gestione dei dati personali rendono i candidati più fiduciosi nel processo di selezione e più propensi a considerare l’azienda come un buon posto di lavoro.
Recruiting compliance checklist
1. Normative legali
Assicurarsi che tutte le pratiche di recruiting rispettino le leggi applicabili e implementare politiche di assunzione che promuovano la parità di trattamento e la prevenzione della discriminazione (diversità e inclusione).
Soluzione: Aggiornarsi periodicamente sulle normative vigenti e utilizzare strumenti di analisi per monitorare e garantire l’equità nel processo di selezione.
2. Privacy e sicurezza dei dati
Per garantire la privacy e sicurezza dei dati è sempre bene limitare l’accesso ai dati solo al personale autorizzato. Inoltre, fornire l’apposita informativa privacy al candidato e in senso più ampio adottare un modello privacy con adeguate misure tecniche e organizzative.
Soluzione: Garantire il rispetto della privacy ai candidati significa anche scegliere strumenti aziendali che permettono l’utilizzo di template per le gestioni legali custom, ad esempio i software ats, come nCore HR.
3. Data Retention e cancellazione dei dati
Stabilire e rispettare i periodi di data retention, assicurandosi che i dati non più necessari vengano cancellati nei tempi previsti.
Soluzione: Utilizzare un software in cloud che permetta di impostare il periodo di data retention con la possibilità di automatizzare la cancellazione delle candidature.
4. Procedure di selezione trasparenti
Creare job description accurate e chiare e comunicare chiaramente le politiche di assunzione dei candidati.
Soluzione: La tecnologia ci offre strumenti che permettono di creare template da usare come base per job description chiare e dettagliate. Grazie alla tecnologia generativa, con nCore HR è possibile gestire più velocemente questo processo.
5. Gestione degli strumenti utilizzati
Garantire la sicurezza dei software in cloud utilizzati nel processo di selezione, assicurandosi che gli accessi e le password non siano condivise o conservate in modo errato. Inoltre, è importante verificare che i software adottati dall’azienda siano certificati, per esempio iso 27001-27017-27018.
Soluzioni: Scegliere un software ats che sia certificato con gli standard internazionali riconosciuti iso 27001-27017-27018.
6. Condivisione sicura dei profili dei candidati
Condividere i profili dei candidati in modo sicuro e trasparente, evitando il download non autorizzato dei CV e dei dati personali.
Soluzione: Utilizzare un software ats che permetta la condivisione dei profili dei candidati in live-streaming fino alla scadenza del periodo di data retention impostato. Questa funzionalità migliora la sicurezza e la compliance evitando il download dei dati personali.
nCore HR aiuta ad essere compliant
nCore HR offre strumenti utili per aiutare le aziende ad essere GDPR compliant attraverso l’utilizzo delle più moderne tecnologie.
Si tratta di un applicant tracking system che permette:
- L’inserimento di più consensi relativamente ai termini e condizioni e all’informativa privacy dei candidati.
- L’impostazione del periodo di data retention per la conservazione dei dati dei candidati e la cancellazione automatica dei profili allo scadere delle tempistiche scelte.
- La creazione di Job description accurate con l’AI generativa.
- La condivisione dei profili dei candidati in live-streaming fino alla scadenza del periodo di data retention impostato.
Con nCore HR, puoi migliorare la trasparenza, la sicurezza e l’efficienza del tuo processo di recruiting, costruendo una reputazione aziendale solida e affidabile.
