Dopo ricerca, screening e valutazione, offerta, verifica e assunzione, l’ultimo step nel percorso di recruiting è il processo di onboarding, ovvero il processo di inserimento del candidato selezionato in azienda. Ultimo sì, ma non per importanza. Un processo di onboarding non correttamente gestito può spingere le nuove risorse ad un rapido abbandono dell’organizzazione, lo dimostra anche uno studio realizzato dalla società di ricerca globale Brand Hall Group per Glassdoor, il noto sito americano che raccoglie i feedback dei dipendenti sulle aziende, il quale afferma come le aziende con processi di onboarding disorganizzati e frammentari perdono la fiducia dei loro candidati e hanno maggiori probabilità di vedere andar via queste persone nel primo anno. 

Di contro, le organizzazioni con un processo di onboarding ben progettato migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%. Considerando dunque gli elevati costi del turnover (secondo un’analisi condotta dai professori di Harvard Schlesinger e Heskett sostituire una risorsa può arrivare a costare 1,5 volte la RAL della risorsa uscente tra ricerca, selezione e inserimento) è abbastanza evidente come eseguire un buon processo di onboarding diventa strategico per il successo a lungo termine dell’azienda. Tuttavia, sembra più facile a dirsi che a farsi poiché, soprattutto in quelle aziende dove esiste un certo numero di posizioni da ricoprire e dunque risorse da gestire, le attività da programmare e eseguire correttamente non sono poche e richiedono tempo e denaro. Ma con il passaggio dal recruiting all’e-recruiting, ovvero con l’applicazione delle nuove tecnologie anche nel settore delle Risorse Umane che ora si trasformano in Digital HR, anche il processo di onboarding può essere notevolmente semplificato e migliorare di efficacia sia dal punto di vista del recruiter che da quello della candidate experience. Utilizzare un ATS recruitment system permette infatti di risparmiare risorse e ottenere risultati migliori. Se ne stanno accorgendo anche gli HR manager, secondo il 36% dei quali l’incapacità di automatizzare il processo di onboarding ha un impatto negativo sulla nuova esperienza di assunzione. 

 

I vantaggi di un ATS recruitment system nel processo di onboarding  

I software per la selezione del personale, noti come software ATS – Applicant Tracking System, rappresentano un valido supporto, potremmo dire quasi ormai indispensabile nell’era della digital transformation, per la gestione del processo di onboarding aziendale. I vantaggi che essi comportano sia per l’e-recruiter che per il candidato sono molteplici. Vediamo dunque insieme perché automatizzare il processo di onboarding. 

 

  • Riduce i tempi e i costi di assunzione. L’uso di un software HR nel processo di onboarding permette di automatizzare molte attività eliminando il carico amministrativo connesso alla compilazione di documenti e di semplificare la condivisione file e la gestione password. Gli HR manager possono organizzare flussi di lavoro per migliorare la comunicazione senza una proliferazione di messaggi di posta elettronica o call tra persone o reparti. Impiegare meno tempo velocizzando l’onboarding significa anche ridurre i costi liberando i recruiter per altre attività e rendendo la risorsa immediatamente operativa che, come dicevamo sopra, sentendosi coinvolta all’interno dell’organizzazione sin da subito, sarà più spinta a rimanervi. 

 

  • Crea un archivio digitale. Con un software ATS è possibile centralizzare i documenti dei dipendenti ai quali aver accesso 24 ore al giorno, sette giorni su sette anche da remoto, in linea con le nuove modalità di lavoro ibrido, in parte in presenza in parte online. L’archivio digitale si rivela strategico poi non solo nel processo di onboarding, ma anche, per esempio, quando si tratta di revisionare e valutare i contratti. 

 

  • Migliora la cadidate experience. Meno tempo speso per compilare scartoffie significa più tempo per dedicarsi alle relazioni, definire aspettative, fugare dubbi di qualsiasi tipo, così come una più rapida abilitazione all’uso degli strumenti di lavoro (pensiamo alla mole di password necessarie per consentire l’accesso ai software) significa rendere la risorsa immediatamente operativa eliminando frustranti tempi morti. Tutto ciò si traduce nel raggiungimento di un miglior livello di employee engagement e di conseguenza di employee retention per l’azienda.  

 

  • Riduce sensibilmente la possibilità di errore. Con tanti documenti da compilare con la massima attenzione anche per via del regolamento europeo GDPR, dati da trasmettere all’amministrazione per la gestione della busta paga, procedure da condividere, l’utilizzo di un ATS software limita sensibilmente il margine di errore all’interno del processo di onboarding.   

 

Come migliorare l’onboarding aziendale in 5 mosse con un software ATS 

Ecco, dunque, le principali attività del processo onboarding che possono essere semplificate tramite un ATS software. 

 

  • Acquisire informazione, assegnare documenti e generare account. Raccogliere tutte le informazioni della risorsa, dai dati identificativi ai dati bancari, chiudere il contratto di lavoro, generare l’account per accedere al sistema informatico, tutto questo oggi può essere risolto rapidamente attraverso il supporto di un software per il recruiting. 

 

  • Personalizzare l’esperienza di assunzione. Con un ATS recruitment system personalizzabile è possibile creare messaggi in vari formati per dare il benvenuto ai nuovi assunti e accompagnarli “per mano” durante tutto il processo di onboarding. 

 

  • Monitorare lo stato di avanzamento. Grazie all’utilizzo di un software ATS, attraverso la configurazione di avvisi automatici, è possibile monitorare facilmente l’avanzamento del processo di onboarding di tutti i nuovi assunti da un’unica posizione senza perdere alcun passaggio.  

 

  • Gestire l’assegnazione delle attività. In un processo di onboarding, insieme al digital recruiter, sono coinvolte varie figure all’interno dell’organizzazione, dagli amministrativi ai manager della divisione in cui la risorsa andrà inserita, utilizzando un ATS software l’assegnazione delle attività e la loro gestione sarà più semplice.  

 

  • Testare e modificare il processo. Grazie all’uso dei un software ATS, l’HR manager può facilmente misurare il successo del processo di onboarding e individuare rapidamente i passaggi che non portano i risultati attesi migliorando le performance. Ciò può esser reso possibile anche introducendo un sistema di feedback per misurare il livello di soddisfazione della risorsa durante tutto il processo di onboarding. 

 

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